déménagement entreprise

Qu’est-ce qu’il faut faire avant un déménagement d’entreprise ?

Si vous vous préparez à déménager votre entreprise, vous viserez à minimiser les perturbations pendant le déménagement. La planification, la préparation et la communication sont essentielles. Bien que le déménagement de bureaux soit une tâche difficile, il existe des mesures que vous pouvez prendre pour que les choses fonctionnent aussi bien que possible. Voici un guide pratique pour vous aider à avancer sans stress inutile.

Première étape – Tout d’abord

Une fois que vous avez décidé de bouger, commencez à prendre soin des premières étapes. Idéalement, vous devriez le faire 3 à 6 mois avant votre date de déménagement.

Passez en revue votre bail de propriété commerciale. Si vous prévoyez de partir tôt, cela peut vous coûter votre acompte. Vous pouvez également être responsable de toute rupture ou dommage à l’espace qui pourrait se produire pendant le déménagement. Assurez-vous que vous êtes au courant.

Constituer une équipe de planification, qui peut déléguer des tâches et être responsable du processus de déménagement.

Commencez à obtenir des devis d’une variété d’entreprises de déménagement pour trouver le meilleur service disponible et le meilleur rapport qualité-prix. Consulter ce site bhl-transports.com pour plus d’informations !

Découvrez si vous avez besoin d’une assurance déménagement pour les équipements et machines importants.

Définissez votre budget de déménagement pour éviter les dépenses excessives.

Deuxième étape – Communication

Une fois que vous avez confirmé votre date de déménagement, il est important d’informer les parties internes et externes de votre prochain déménagement.

Informez votre propriétaire et / ou gestionnaire immobilier actuel et donnez un avis officiel.

Informez tous les membres de votre équipe de la date du déménagement et de la nouvelle adresse du bureau.

Créez une liste principale des personnes à qui vous devez envoyer un changement d’adresse.

Assurez-vous que votre liste d’employés est à jour.

Assurez-vous que votre liste de clients et votre liste de fournisseurs de services sont à jour.

Assurez-vous que tous les membres de l’équipe connaissent à l’avance leurs responsabilités.

Faites une réservation avec votre entreprise de déménagement choisie.

Informez votre service informatique en déplacement et discutez de la technologie nécessaire pour la journée.

Informez les partenaires locaux, les affiliés et les fournisseurs du déménagement à venir, en particulier ceux qui seront affectés par votre changement d’adresse et de coordonnées.

À qui envoyer un avis de changement d’adresse :

  • Clients et partenaires ;
  • Toutes les organisations professionnelles auxquelles vous appartenez ;
  • Services de papeterie ;
  • Banques et institutions financières ;
  • Toutes les entreprises de services alimentaires ;
  • Entreprise d’eau embouteillée
  • Compagnie de téléphone ;
  • Sociétés de services pour photocopieurs ou imprimantes ;
  • Compagnies d’assurance ;
  • Tout service comptable ;
  • Votre fournisseur de services Internet ;
  • Tout service supplémentaire utilisé par votre entreprise.

Troisième étape – Préparation

Il est maintenant temps de considérer la logistique du déplacement de tout votre équipement de bureau d’un espace à un autre.

Obtenez un plan détaillé de votre nouvel espace.

Mesurez le nouvel espace de bureau et planifiez comment vous allez disposer les choses.

Créez un inventaire du mobilier de bureau existant.

Consultez une entreprise de meubles pour tout nouveau meuble dont vous pourriez avoir besoin.

Placez les commandes de nouveaux meubles et papeterie si nécessaire.

Organisez des installations de stockage externes si nécessaire.

Attribuez des codes de couleur à chaque département. Travaillez sur un plan d’étage détaillé et attribuez des autocollants à code couleur à chaque section du département.

Attribuez un numéro à chaque employé et ajoutez ce numéro correspondant à son bureau et à son équipement.

Définissez et nommez clairement les espaces communs sur votre nouveau plan d’étage.

Signez tous les documents officiels, permis et licences.

Réservez une place de parking et des ascenseurs pour le jour du déménagement.

Organisez des services de nettoyage dans votre bureau actuel et dans les nouveaux locaux.

Finaliser les codes d’accès et la sécurité des nouveaux locaux.

Envoyez un plan détaillé à vos déménageurs ou organisez une réunion dans les nouveaux locaux si nécessaire.

Créez un plan de jour de déménagement détaillé à suivre par votre personnel.

Rédiger une liste de numéros de contact d’urgence pour toutes les personnes impliquées dans le déménagement, ainsi que l’entretien des ascenseurs et la gestion des bâtiments.

Quatrième étape – Faire le pas

Une fois le jour du déménagement arrivé, vous devriez vous sentir bien préparé. Voici d’autres moyens de vous assurer que tout se passe bien le jour J.

Gardez votre numéro d’urgence à portée de main.

Prévoyez un budget pour les rafraîchissements pour l’équipe de déménagement et les représentants internes.

Si nécessaire, organisez la climatisation pendant le déménagement.

Assurez-vous que tous les équipements techniques, ordinateurs, téléphones, etc. sont déplacés en premier.

Assurez-vous que des représentants sont disponibles pour vous assurer que tous les articles codés par couleur sont placés aux bons endroits, et que tous les bureaux sont aux bons endroits avec leurs boîtes numérotées

Réservez une date pour que les lignes téléphoniques et les systèmes deviennent opérationnels.

Cinquième étape – S’installer

Le grand déménagement est terminé ! Il est maintenant temps de mettre en place les derniers éléments, afin que vous puissiez reprendre vos activités dès que possible.